Créer vos reportings financiers temps réel avec YoozReports
Créer vos reportings financiers temps réel avec YoozReports
YoozReports permet aux responsables financiers et comptables de gérer la performance de leur processus de facturation électronique grâce à des données en temps réel.
- L'export des données de production Yooz à la demande en 1 clic.
- La puissance illimitée des rapports, tableaux et visualisations d'Excel basés sur les données Yooz.
- Un rafraichissement des données temps réel et intuitif depuis Excel.
- Le partage des tableaux de bord avec les personnes-clés pour un pilotage collaboratif.
- La récupération de vos rapports via notre API publique afin d'alimenter vos outils de Business Intelligence (Tableau, Power BI..).
- YoozReports est synchronisé en temps réel avec l'application Yooz sur votre ordinateur.
Création d'un rapport
1 - Sélectionnez vos critères de recherches en appliquant des filtres (période, tiers, organisations, type de document...) ou partez de l'un de vos favoris et cliquez sur "rechercher"
2 - Afin de personnaliser votre rapport, sélectionnez un nom, un modèle de rapport, des filtres et, si besoin, ajoutez ou supprimez des colonnes. Puis cliquez “OK”
Pour information: lors de la création d’un rapport, la date de création sera automatiquement filtrée sur « Depuis dernière exécution »
Vous pouvez le modifier depuis Rising au moment de la création du rapport
Ou bien depuis Microsoft Excel en modifiant la date dans l'add-in
YoozReports propose 4 types de rapports "modèles" :
- Chronologie : ce modèle offre des analyses sur les étapes d'un document réalisées par des utilisateurs.
- Documents (entête) : ce modèle offre des analyses sur les éléments contenus dans l'en-tête du document contenant les données propriétés du document ainsi que des données de la facture (fournisseur de commande et numéro de commande). cf shéma ci-dessous.
- Documents exportés : ce modèle offre des analyses permettant de travailler sur les documents exportés.
- Lignes imputation et achat : ce modèle vous permet de récupérer les données d'en-tête ainsi que les données lignes des documents.
D'autres rapports modèles seront ajoutés prochainement et permettront de générer des rapports sur les données utilisateurs et budget.
A titre indicatif, voici une représentation des données lignes et en-tête dans Yooz Rising :
Les documents supprimés
La recherche d'informations sur les documents supprimés se fait en accédant à la partie "Recherche de documents supprimés".
Vous pourrez créer un rapport via la barre de recherche ou retrouver les rapports créés dans le menu supérieur droit.
Retrouver un rapport existant
Pour retrouver la liste de vos rapports, il vous suffit de cliquer sur le bouton YoozReports en haut de l'espace de travail recherche.
Création de vos reportings financiers dans Excel ou dans votre outil de BI
Création de vos reportings depuis Excel
- Le rapport téléchargé est désormais disponible sur votre ordinateur (dans le dossier téléchargement) et contient un onglet "Data" regroupant les données extraites ligne par ligne.
- Lors de votre première connexion, l'add-in YoozReports s'ajoutera automatiquement (ou il vous suffira d'approuver son ajout - peut varier en fonction des configurations informatiques liées à votre organisation).
- Si vous avez l'habitude de vous connecter en SSO, il vous suffira de cliquer sur le bouton "rafraichir". Dans le cas d'une connexion traditionnelle, il vous suffira de renseigner vos identifiants et mot de passe dans l'add-in Excel (voir ci-dessous).
- Sauvegardez votre tableau dans un dossier de votre choix sur votre ordinateur.
- Créez les tableaux, graphiques et filtres nécessaires pour optimiser le suivi de vos KPIs.
- Partagez vos tableaux de bord avec vos collaborateurs et décisionnaires au sein de votre entreprise.
Il est à noter que les personnalisations (graphiques, tableaux, calculs de colonnes) peuvent être effectuées par tout utilisateur avec lequel le créateur du rapport aura partagé le fichier extrait.
Mise à jour de vos rapports
Une fois vos graphiques, tableaux et calculs générés, vous pouvez mettre à jour les données contenues dans l'onglet data à votre convenance :
- Si vous avez l’option SSO : en cliquant simplement sur le bouton rafraîchir.
- Si vous n’avez pas l’option SSO : en vous connectant avec vos identifiant et mot de passe Yooz habituels
Les données ne peuvent être rafraîchies que par le créateur du rapport, qui devra se connecter avec ses propres identifiants.
Modifier un rapport existant
Afin de modifier les critères de votre rapport, ou si vous souhaitez ajouter/supprimer des colonnes, veuillez effectuer les modifications directement sur le rapport source depuis votre plateforme Yooz Rising.
Il vous reste simplement à modifier vos critères comme expliqué au début de cet article.
Création de vos reportings et appel par API afin d'alimenter vos outils de Business Intelligence
Vous pouvez également utiliser les données brutes de vos rapports pour alimenter vos outils de Business Intelligence par appel API.
Dans le Swagger, collectez les données des rapports créés dans Rising et définissez la fréquence de collecte.
Questions récurrentes
Puis-je sauvegarder mon export en .csv ?
- Par défaut les fichiers sont téléchargés en format .xls mais vous pouvez les convertir en .csv manuellement
Puis-je déposer les rapports à date définie sur un serveur sftp ?
- Cette fonctionnalité n’est pas prévue dans les Custom Reports.
Puis-je ajouter les rapports à un utilisateur ?
- Par défaut les rapports sont disponibles pour tous les rôles ayant la permission “Gérer les recherches partagées”. Cependant, il est possible d’ajouter la permission “Gérer les rapports” à tout rôle.
Puis-je partager mes rapports ?
- Comme indiqué précédemment, seul le créateur du rapport possède les droits lui permettant de rafraichir le rapport. Il est cependant possible de partager les résultats avec d’autres utilisateurs, leur laisser la possibilité de créer des rapports et graphiques depuis leur ordinateur ou depuis un dossier partagé (ex : Sharepoint ou Google Drive) puis que le créateur mette à jour le rapport.